Depuis quelque temps, le télétravail connaît un véritable essor et se positionne comme une méthode de travail indispensable à de nombreuses organisations. Dans la plupart des cas, cela implique la tenue de visioconférence afin de pouvoir gérer efficacement un projet ou une équipe à distance.
L’application Zoom est d’ailleurs l’un des outils les plus utilisés par les professionnels pour conserver les liens avec les collègues de bureau. Mieux encore, il est tout à fait possible de s’en servir pour garder le contact avec ses proches. En plus de proposer des fonctionnalités très intéressantes, elle a l’avantage d’être simple à utiliser et peut ainsi être rapidement prise en main par tout le monde. Je vous propose de découvrir les différentes étapes à suivre pour vous servir du logiciel Zoom ainsi que quelques astuces pour bien en tirer profit.
Inscription sur Zoom
Pour utiliser Zoom, il faut commencer par s’inscrire sur son site internet. C’est gratuit et cela vous donne accès à une offre basique avec toutes les fonctionnalités essentielles.
Sur la page d’accueil de Zoom, cliquez sur Inscrivez-vous pour saisir votre adresse e-mail, puis validez en cliquant sur le bouton S’inscrire. Vous pourrez alors de créer votre mot de passe. Il faudra par la suite ouvrir votre boite mail privée et cliquer sur le lien qui vous est envoyé pour valider définitivement votre compte.
Vous pouvez choisir de vous inscrire avec votre adresse e-mail professionnelle. Le programme pourra ainsi retrouver vos collaborateurs qui sont déjà inscrits pour vous permettre de les contacter plus facilement.
Sur le site web, vous serez également redirigé vers le logiciel client dont vous avez besoin. Téléchargez Zoom pour Windows, Mac OS, Android… selon l’appareil que vous utilisez. Une fois l’application installée sur votre ordinateur, lancez le logiciel et connectez-vous en utilisant l’identifiant et le mot de passe créés précédemment.
Prise en main de l’interface de Zoom
L’essentiel de l’application tourne autour de quatre onglets : Accueil, Chat, Réunions et Contacts.
C’est sur la page d’accueil qu’on a la possibilité de créer une nouvelle réunion, d’en rejoindre ou d’en programmer une, et de partager son écran.
L’onglet Chat regroupe l’ensemble des conversations textuelles effectué dans l’application, alors que la section Réunion permet de planifier une réunion.
La page Contacts regroupe vos contacts Zoom détectés par l’application ainsi que ceux ajoutés manuellement.
Lancer ou rejoindre une réunion Zoom
Pour initier une réunion vidéo, vous devez aller sur l’onglet Accueil et cliquer sur Nouvelle réunion. Cela devrait activer directement la webcam de votre PC et ouvrir la fenêtre de visualisation de la réunion. Si c’est la première fois que vous utilisez l’application, un pop-up s’affiche avec le bouton Rejoindre l’audio par ordinateur. C’est pour activer le son et le microphone dans la conversation. Quand vous lancez une réunion, vous êtes l’hôte de la visioconférence et avez le contrôle total sur celle-ci.
Dans le cas où vous recevez une invitation à rejoindre une réunion existante, il vous suffit normalement de cliquer sur l’URL pour rejoindre automatiquement la vidéoconférence. Vous pouvez aussi vous connecter sur la page d’accueil de Zoom, cliquer sur Rejoindre puis saisir l’ID et le mot de passe de la réunion ou l’URL permettant d’y accéder.
Zoom permet aussi de planifier des réunions à travers son onglet Programmer. Vous pourrez renseigner et configurer les paramètres de votre réunion comme : le sujet, la date et heure de début, la durée, la périodicité, configurer un mot de passe d’accès, etc.
Quelques fonctionnalités et astuces supplémentaires
L’application Zoom propose une messagerie instantanée qui sert à envoyer et recevoir des messages textuels dans des conversations ou à travers des canaux de discussion. Le chat est aussi accessible pendant ce temps, même lorsque vous assistez à une réunion.
Par ailleurs, vous avez la possibilité si vous le souhaitez d’enregistrer entièrement la vidéo d’une réunion Zoom. Il suffit d’appuyer sur le bouton Enregistrer qui se trouve dans la barre d’outils de Zoom. Pour stopper l’enregistrement, cliquez sur le bouton Stop affiché en haut à gauche de la fenêtre de visualisation.
Lorsque vous mettez fin à la réunion (bouton Finir la réunion), le fichier vidéo est automatiquement converti au format MP4 et il est sauvegardé à l’emplacement : C:/Users/VotrePC/Documents/Zoom de la session Windows.
Pendant une réunion Zoom, l’application affiche par défaut les noms d’utilisateur des participants, ce qui peut être parfois déroutant. Dans les paramètres de la réunion, vous pouvez cocher « afficher les noms des participants » pour changer cela.
Un autre conseil, pensez à couper tous les micros par défaut quand vous planifiez une réunion. Vous éviterez ainsi quelques inconvénients comme les bruits de micros mal réglés, les cris d’enfants ou les sons de télévision. Durant la réunion, il est possible pour les invités de réactiver manuellement leurs micros quand ils doivent prendre la parole.
Enfin, la mise en place d’une salle d’attente est aussi utile. Pensez donc à cocher l’option « Activer la salle d’attente » et « Ouvrir l’accès à la réunion avant l’arrivée de l’animateur ». Cela permet aux invités présents avant le début de la réunion programmée de pouvoir se connecter en attendant l’hôte.
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